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LES "PRDC"

"PRDC" est un acronyme pour : Politiques, Programme, Plan d'action, Projets, Règles de fonctionnement, Rôles, Responsabilités, Directives de travail, Documents de travail, Documents de références, Documents de formation, Contrôles.

L'absence de moyens pour accumuler et rendre disponible les savoirs explique une grande partie des "symptômes" de la crise de croissance. En phase 1, toutes ces informations sont conservées dans une seule tête... mais comment demander à l'entrepreneur de transmettre TOUTES ses connaissances à TOUS ses employés sans erreur, oubli ou "changement", du premier au dernier et surtout aux nouveaux venus qui arrivent avec la croissance, tout en continuant à faire son travail de tous les jours ?

Chaque PRDC constitue une recette complète du livre de recettes à succès de l’entreprise. Les PRDC sont les principaux outils pour accroître le « savoir-faire » pour toutes les personnes associées à une activité complexe. Une PRDC n'est pas une fin en soi, mais un moyen pour faire progresser l’entreprise!

Chaque jour, les PRDC servent à accueillir et former les nouveaux employés, elles servent aussi à évaluer la performance pour être un meilleur coach, pour consulter la "recette" avant un travail, pour analyser les causes des non-conformités et assurer l’amélioration continue.

Les PRDC regroupe au même endroit et de la meilleure façon possible, la somme des "savoirs faire et façons de faire" de l’entreprise et réduisent les risques de toutes sortes comme l'impact du départ d'un "expert" irremplaçable par exemple!

En somme, les PRDC favorisent la performance dans l’exécution, permettent le transfert de connaissances vers toutes les personnes impliquées sans exiger la présence de l’entrepreneur, améliorent la qualité du travail par la standardisation des processus et l’évaluation des résultats et réduisent les risques par la permanence des connaissances!


Exemple de PRDC

PRDC-T7: COURRIELS DE PROJETS REV. 1.0

PLAN STRATÉGIQUE, PLAN D’ACTION ET POLITIQUES (LE POURQUOI?)

Considérant le fait que les correspondances électroniques prennent toujours de plus en plus d’ampleur, l’entreprise désire regrouper au même endroit toutes les correspondances (entrantes ou sortantes) associées à un même projet.

De cette façon la direction de l’entreprise pourra utiliser facilement toutes les informations disponibles advenant des situations conflictuelles, des réclamations ou des défenses à préparer.

Pour ce faire, nous avons choisi de créer pour chaque nouveau projet une boîte de courriels afin d’y regrouper toutes les informations ayant circulé relatives au projet.

RÈGLES INTERNES, RÔLES ET RESPONSABILITÉS (LE QUI? LE QUOI? LE QUAND? OÙ?)

La présente PRDC s’adresse à tous les intervenants internes impliqués dans un projet de l’entreprise.

Utiliser cette boîte en « cc » seulement, ne pas utiliser cette boîte comme une liste de distribution et ne pas s’attendre à une réponse de cette boîte.

Faites preuve de discernement quant aux envois où cette boîte doit être utilisée. Les échanges banals entre nous ne doivent pas nécessairement s’y retrouver, mais dans le doute, la consigne est d’inclure la boîte. Vaut mieux avoir un courriel de trop qu’un courriel manquant.

Diffuser l’information et encourager l’utilisation de cette boîte.

Bien entendu cette PRDC est pour un usage interne seulement même si certaines actions sont attendues de correspondants externes.

DIRECTIVES DE TRAVAIL (LE COMMENT?)

La direction:

  • Mettre en fonction une boîte de courriel « projetxxxx@entreprise.com » dès l’obtention d’un nouveau contrat.
  • Diffuser la création de cette boîte courriel et valider son utilisation régulièrement
  • Assurer la confidentialité de cette boîte. Au besoin (pas de façon quotidienne) seulement la direction y aura accès afin de préserver la nature confidentielle de certains échanges internes ou externes.
  • Diffuser l’information à nos clients et fournisseurs afin d’optimiser l’utilisation en première ligne.

Chaque intervenant interne:

  • Ajouter en "cc" cette boîte de courriel pour chaque envoi de courriels significatifs associés au projet en question.
  • Transférer à la boîte toute correspondance en provenance de l’externe ou non et dont l’expéditeur aurait oublié d’inclure cette boîte.

DOCUMENTATION (DE RÉFÉRENCE, DE FORMATION, FORMULAIRES)

Aucun autre document

CONTRÔLES (MESURES ET INDICATEURS DE PERFORMANCE) (ex. COMBIEN ? )

Lors du post-mortem du projet, dans une perspective d'amélioration continue, un audit pourrait être effectué (échantillon aléatoire) sur la boîte courriel du projet afin de valider la présence et la pertinence des courriels transmis à la boîte. L'objectif à atteindre pour l'année calendrier courante est de 95% de tous les courriels significatifs associés au projet devront avoir été transmis à la boîte de courriel du projet. 

N’hésitez pas à communiquer avec votre supérieur pour tout commentaire ou pour toute question concernant cette PRDC. 

- Le comité de direction

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